Gelijk aan de slag? Lees de verkorte handleiding.

Get started right away? Read the Quick start guide. Or click right mousebutton and 'Translate'.

Inhoudsopgave

1. Inleiding ⭱

In deze handleiding wordt uitleg gegeven over de werking van het G-Standaard invoerloket. Door via het G-Standaard invoerloket nieuwe artikelen op te voeren of bestaande te wijzigen wordt uw actuele assortiment in de G Standaard opgenomen. Vervolgens zorgt de maandelijkse G-Standaard productiecyclus ervoor dat de bijgewerkte artikelinformatie via de softwarehuizen in alle voorschrijf-, aflever- en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt terecht komt.

Indien u direct wilt beginnen zonder deze (uitgebreide) handleiding door te nemen dan kunt u de Verkorte handleiding G-Standaard invoerloket raadplegen (opent in nieuw tabblad).

Eerst oefenen met het G-Standaard invoerloket? Ga naar via demoinvoer.g-standaard.nl, log in met demo en wachtwoord demo.

2. Artikelen en verpakkingen ⭱

Om met het G-Standaard invoerloket te kunnen werken is het belangrijk het onderscheid te kennen tussen artikelen en verpakkingen.

2.1 Artikelen ⭱

Al uw artikelen hebben in het G-Standaard invoerloket (en dus ook in de G-Standaard) een uniek, door Z-Index toegekend ZI-nummer. Via het ZI-nummer kunnen voorschrijf-, aflever- en bestelsystemen onder andere medicatiebewaking, declaratie gegevens en een beperkte set logistieke informatie raadplegen in de G-Standaard.

In het G-Standaard invoerloket vormt het artikeloverzicht het startscherm voor alle handelingen. Door op een omschrijving van een artikel te klikken verschijnt het artikeldetailscherm. Dit scherm is onderverdeelt in vijf blokken:

1. Algemeen.
2. Coderingen.
3. Prijzen.
4. Registratie.
5. Verpakkingen.

Alle mogelijke handelingen worden verderop uitgebreid besproken.

2.2 Verpakkingen bij een artikel ⭱

In het artikeldetailscherm bij het blok verpakkingen worden de deelverpakkingsgegevens weergegeven. Deze beschrijven wat er in de verpakking zit. Feitelijk beschrijft een artikel dus ook al een verpakking. Enkele voorbeelden van verpakkingskenmerken:

• 1 verpakking van 25 ml.
• 5 strip van 10 stuk.
• 1 flacon van 2.5 ml.
• 1 verpakking van 1 stuk.

Al deze deelverpakkingen zitten in een afzonderlijke verpakking. Een artikel staat dus al voor een verpakking. We noemen dit de consumentenverpakking (met een directe link naar de artikelgegevens). Er kunnen er verschillende verschijningsvormen van die consumentenverpakking die het artikel beschrijft voorkomen. Twee voorbeelden:

• consumentenverpakking met een vernieuwd logo.
  
• consumentenverpakking met het oude logo.
  

Beide verpakkingen (met oude en nieuwe logo) zijn tijdelijk tegelijk in de markt aanwezig, de verpakking met het oude logo heeft een einddatum. Om onderscheid te maken kunnen er bij een artikel twee unieke consumentenverpakkingen worden opgevoerd, met het oude en nieuwe logo.

Ander voorbeeld, bij parallelimport kan er bij een artikel twee uniek te onderscheiden consumentenverpakkingen worden opgevoerd:

• consumentenverpakking uit land x.
• consumentenverpakking uit land y.
  

Steeds is de verschijningsvorm van deze consumentenverpakkingen uit de voorbeelden iets anders, maar wat erin zit is precies hetzelfde. Elk van deze verpakkingen moeten in de praktijk scanbaar zijn en daardoor uniek te identificeren. Dat wordt gedaan aan de hand van een unieke GTIN (het Global Trade Item Number). De GTIN staat ook op de verpakking versleuteld in het barcodesymbool, bijvoorbeeld in de streepjescode of in de 2d datamatrix. Maar hij moet ook gewoon leesbaar zijn op de verpakking. Via het G-Standaard invoerloket kunt u zelf één of meerdere consumentenverpakkingen opvoeren, elk met hun eigen unieke GTIN. Deze komen dan te staan in de tabel onder de deelverpakkingskenmerken. Dit is een belangrijke stap om uw verpakking scanbaar te maken in de praktijk.

In een consumentenverpakking kunnen ampullen zitten met daarop een eigen, unieke GTIN, anders dus dan die van de consumentenverpakking waar ze in zitten. Of er zitten strips in waarvan de losse cel ook een eigen unieke GTIN heeft (alle cellen op de strip hebben wel dezelfde GTIN uiteraard). Dit wordt de kleinste aflevereenheid genoemd, die dus altijd in een consumentenverpakking zit. In het ziekenhuis wordt aan het bed van de patiënt bij toediening de kleinste aflevereenheid (dus de GTIN op de ampul bijvoorbeeld) gescand en in het patientendossier vastgelegd. De vraag vanuit de ziekenhuizen naar GTIN's op kleinste aflevereenheden is groot.

Als laatste variatie kunt u ook nog een omdoos opvoeren, die bijvoorbeeld 25 consumentenverpakkingen verpakt. Of meerdere omdozen met verschillende inhoud. Samenvattend kunt u dus de volgende soorten verpakkingen opvoeren:

	Kleinste aflevereenheid Bijvoorbeeld een blister of een ampul voorzien van een eigen unieke GTIN. Vooral voor bedsidescanning en toedieningsregistratie in ziekenhuizen is er grote vraag naar kleinste aflevereenheden met een eigen GTIN. De kleinste aflevereenheid heeft geen directe koppeling met het ZI-nummer. Medicatiebewaking verloopt via de gekoppelde consumentenverpakking en declaratie-informatie is niet van toepassing.
	Consumentenverpakking De verpakking met een eigen GTIN, geschikt voor aflevering. Deze verpakking heeft wel een directe koppeling met het ZI-nummer, de deelverpakkingskenmerken beschrijven immers wat in de consumentenverpakking zit. Medicatiebewaking en declaratie-informatie is op die manier via de G-Standaard te raadplegen.
	Omdoos In een omdoos worden een aantal consumentenverpakkingen verpakt. De omdoos heeft een eigen GTIN om in de logistieke processen te kunnen scannen. De omdoos heeft in de regel geen directe koppeling met het ZI-nummer. Medicatiebewaking en declaratie-informatie zijn niet van toepassing. Is de omdoos te declareren, dan krijgt deze wel een eigen ZI-nummer.

2.3 Verpakkingshiërarchieën ⭱

U kunt bij een artikel op verschillende manieren de drie soorten verpakkingen aan elkaar koppelen, zo ontstaat de zogenaamde verpakkingshiërarchie waarbij de ene verpakking de andere verpakking verpakt:

U kunt per artikel één of meerdere kleinste aflevereenheden, consumentenverpakkingen of omdozen opvoeren via het G-Standaard invoerloket. Hierbij gelden de volgende regels:

• Per verpakkingshiëarchie minimaal één en maximaal 3 lagen.
• Een kleinste aflevereenheid moet verpakt worden door een consumentenverpakking, anders zal deze niet uitgeleverd worden via de G-Standaard.
• Het aantal kleinste aflevereenheden, consumentenverpakkingen en omdozen op laag 1, 2 en 3 is variabel.

Voert u geen verpakkingen op, dan is uw artikel (en dus ook verpakking die dit artikel verpakt) niet te scannen.

Bij het opvoeren van uw verpakkingshiërarchie zijn een aantal afwijkende variaties mogelijk. Deze worden hierna besproken:

In dit voorbeeld heeft de kleinste aflevereenheid, dus de afzonderlijke cel op de strip, een eigen, unieke GTIN (alle cellen op de strip hebben wel dezelfde GTIN). Er zitten 2 strips in een consumentenverpakking van 20 stuks en 3 strips in een consumentenverpakking van 30 stuks. Beide consumentenverpakkingen hebben een eigen, unieke GTIN maar ook een eigen, uniek ZI-nummer omdat de inhoud van de verpakkingen afwijkt, zie de verschillende deelverpakkingsgegevens in de afbeelding. Beide consumentenverpakkingen moeten wel onder dezelfde handelsproductcode (HPK) vallen, hierop controleert het G-Standaard invoerloket.

In dit voorbeeld zijn er twee soorten ampullen, van glas en van plastic. De leverancier heeft ervoor gekozen beide ampullen van een unieke GTIN te voorzien en ook de Consumentenverpakkingen waar de ampullen inzitten hebben elk een eigen unieke GTIN. Omdat wat verpakt wordt steeds hetzelfde is hebben beide Consumentenverpakkingen een directe link met hetzelfde ZI-nummer.

In dit voorbeeld heeft een omdoos een eigen, unieke ZI-nummer. Dit kan voorkomen bij bijvoorbeeld incontinentiemateriaal waarbij de omdozen gedeclareerd kunnen worden en dus een eigen ZI-nummer hiervoor moeten hebben.

3. Statussen van artikelen ⭱

Alle artikelen hebben in het G-Standaard invoerloket een status waarmee inzichtelijk is in welke fase tussen nieuwe opvoer tot publicatie in de G-Standaard het artikel zich bevindt. Afhankelijk van de status kunt u wel of geen wijzigingen aanbrengen. De volgende statussen kunnen voorkomen:

4. G-Standaard productieschema en sluitingsperiodes ⭱

In de inleiding heeft u kunnen lezen dat de G-Standaard maandelijks naar afnemers wordt gedistribueerd en zo via afnemers van de G-Standaard, alle voorschrijf-, aflever- en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt van informatie voorziet. Om de processen in goede banen te leiden wordt hierbij het G-Standaard Productieschema gehanteerd. In de toelichting van het schema ziet u dat er twee sluitingsperiodes zijn: sluiting voor nieuwe producten (kolom 3) en sluiting voor goedkeuren mutaties (kolom 5).

• Tijdens de sluiting nieuwe producten (kolom 3) kunt u geen nieuwe artikelen meer aanmelden voor de eerstvolgende G-Standaard productie (wel voor latere).
• Tijdens de sluiting goedkeuren mutaties (kolom 5) is de knop ‘Indienen’ onder het artikeloverzicht uitgeschakeld. U zult moeten wachten tot de volgende openstelling (kolom 2).
  

Bent u te laat met uw nieuwe opvoer of wijziging en is de desbetreffende sluitingsperiode aangebroken dan is er geen mogelijkheid meer om aanmeldingen en/of wijzigingen door te voeren. Lees het productieschema daarom goed! Wacht niet tot de laatste dag, u kunt al nieuwe artikelen opvoeren en wijzigingen aanbrengen in bestaande artikelen vanaf het tijdstip vermeld in kolom 2 van het productieschema.

Mocht er na nieuwe opvoer correcties van u nodig zijn, dan krijgt het artikel de status ‘Nieuw afgekeurd’ en ontvangt u van de afdeling VDB een e-mail hierover. Het nieuwe artikel zal niet in de G-Standaard worden opgenomen voordat u de correctie heeft aangebracht en opnieuw op de knop ‘Indienen’ heeft geklikt.

Zoals vermeld in de overeenkomst bent u verantwoordelijk voor het juist, volledig en tijdig aanleveren van gegevens.

Z-Index spant zich in om per G-Standaard 20 ingediende nieuwe artikelen te verwerken. Als u meer dan 20 nieuwe artikelen wilt indienen voor een G-Standaard van een bepaalde maand, neem dan contact op met de afdeling Voorlichting & Databeheer (VDB) via het telefoonnummer 070-3737437. Afhankelijk van de beschikbare capaciteit, de werkvoorraad en de productgroep(en) waarin de nieuwe artikelen vallen, zullen wij nadere afspraken met u maken. Ingediende nieuwe artikelen die niet zijn verwerkt voor een G-Standaard van een bepaalde maand worden automatisch doorgeschoven.

5. In- en uitloggen ⭱

• Ga naar www.z-index.nl en klik rechts bovenin op 'Inloggen'.
  
• Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Let op hoofd- en kleine letters.
• De 'Mijn Z-Index' pagina verschijnt. Klik op de link van het G-Standaard invoerloket.
• Uw artikeloverzicht verschijnt in beeld.

Om uit te loggen klikt u op eerst op het Z-Index logo en daarna op uw bedrijfsnaam rechts bovenin en als laatste op 'Uitloggen'.

6. De schermen van het G-Standaard invoerloket ⭱

Het G-Standaard invoerloket bestaat uit 3 schermen:

• Het tabblad Artikelen: toont het artikeloverzicht met uw artikelen en per artikel het artikeldetailscherm.
  
• Het tabblad Up-/Download: geeft toegang tot de up-/downloadfunctionalteit.
  
• Het tabblad Meldingen: toont uw contactgegevens en een aantal relevante meldingen.

Alle schermen worden hierna afzonderlijk besproken. Het onderhouden van uw assortiment wordt uitgelegd in hoofdstuk 7 en 8.

6.1 Het artikeloverzicht ⭱

Zodra u bent ingelogd op het G-Standaard invoerloket verschijnt het artikeloverzicht met uw artikelen:

Van links naar rechts en van boven naar beneden wordt de functionaliteit van dit scherm besproken.

Z-Index logo	Door te klikken op het Z-Index logo verlaat u het G-Standaard invoerloket maar blijft wel ingelogd.
Tabbladen op oranje menubalk	Klik in de oranje menubalk op het tabblad 'Artikelen' voor het artikeloverzicht, 'Up-/Download' voor het scherm met de up-/download functionaliteit of 'Meldingen' om het tabblad met meldingen te bekijken.
Selectie-icoon	Alle regels in het artikeloverzicht worden geselecteerd (krijgen een donkergrijze achtergrond). Klik nog eens om de selectie op te heffen. Handig om meerdere artikelen tegelijk in te dienen bij Z-Index of te verwijderen.
Aantal regels	Selecteer hoeveel regels er getoond moeten worden. Moeten veel artikelen tegelijk ingediend worden, zet dan eerst het aantal regels op 500 om er zoveel mogelijk tegelijk in beelt te krijgen.
Selectie zoekveld	Hier selecteert u waarop u wilt zoeken in het artikeloverzicht. Standaard staat 'Omschrijving' geselecteerd maar zoeken op ZI-nummer, Verpakking (GTIN) of Artikelcodering fabrikant is ook mogelijk.
Zoekveld	Klik in het zoekveld, begin te typen en het artikeloverzicht wordt direct op uw zoekterm gefilterd. Type uiteraard iets wat u in het zoekveld heeft geselecteerd.
Actief/vervallen filter	Selecteer of u actieve artikelen in het overzicht wilt zien, vervallen of beide.
Status-filter	Hier geeft u op dat u alleen artikelen met een bepaalde status in het overzicht wilt zien. Handig om b.v. te kijken of er nog artikelen met de status 'Gewijzigd' zijn die nog ingediend moeten worden. Of idem voor artikelen met de status 'Concept'.
Verversen met filters	Heeft u al een of meer filters ingesteld en wilt u het artikeloverzicht verversen met behoud van deze filters, klik dan op het icoon met de twee gebogen pijltjes.
Verversen zonder filters	Wilt u het artikeloverzicht verversen en gelijk alle filters wissen, klik dan op het tandwieltje.
Melding 'Er zijn gewijzigde...'	Indien van toepassing verschijnt een melding dat gewijzigde/nieuwe artikelen nog ingediend moeten worden bij Z-Index. Op het tabblad 'Meldingen' in het derde blok van boven ziet u een overzicht van deze artikelen.
Melding 'Z-Index spant zich in...'	Deze melding staat vast boven het artikeloverzicht. U ziet een toelichting hierop op het tabblad 'Meldingen' in het tweede blok van boven.
Sorteren op de kolommen	Behalve op de kolommen 'Inhoud', 'Inkoopprijs excl. BTW', 'In G-Standaard' en 'Verpakkingen' kunt u de overige kolommen sorteren van A naar Z of laag naar hoog of andersom door op de kolomkop te klikken.
oranje artikelnaam	Klikt u op een oranje artikelnaam, dan verschijnt het artikeldetailscherm van dit artikel. U kunt altijd weer terugkeren naar het overzicht door in de oranje menubalk op 'Artikelen' te klikken.
Klikken op regel (niet op oranje artikelnaam!)	Klikt u op een regel van een artikel (niet op de oranje artikelnaam, dan wordt het artikeldetailscherm geopend!), dan krijgt de hele regel een donkergrijze achtergrond en staat deze geselecteerd om b.v. te worden ingediend of verwijderd. U kunt meerdere regels tegelijk selecteren.
Actie mislukt	Heeft u een artikel ingediend en is dit mislukt, dan verschijnt rechts bovenin een melding hierover en op de regel van het artikel verschijnt in de tweede kolom een waarschuwingsicoon. Open het artikeldetailscherm en klik op de knop 'Controleren' om de foutmelding te bekijken.
knop 'Toevoegen'	Opent het artikeldetailscherm van een nieuw artikel. Dit scherm wordt later toegelicht.
Knop 'Indienen'	Een gewijzigd of nieuw artikel moet altijd worden ingediend bij Z-Index, anders wordt het niet meegenomen in de maandelijkse uitlevering van de G-Standaard. Selecteer één of meerdere artikelen en klik op de knop 'Indienen' om dat te doen.
knop 'Verwijderen'	Alleen artikelen met de status 'Concept' of 'Nieuw afgekeurd' mogen verwijderd worden. Selecteer één of meerdere artikelen en klik op de knop 'Verwijderen' om dat te doen.
Bladeren	M.b.v. de bladerknoppen kunt u naar het eerste, vorige, een bepaalde pagina, volgende, laatste pagina van het artikeloverzicht gaan.
knop 'Help'	Door op de knop 'Help' te klikken opent een venster met alle beschikbare helpfunctionaliteit. Klik op de knop 'Sluiten' om dit scherm weer te sluiten.

6.2 Het artikeldetailscherm ⭱

Klikt u in het artikeloverzicht op een oranje artikelnaam of op de knop 'Toevoegen' dan verschijnt het artikeldetailscherm met gevulde of bij een nieuw artikel lege velden van dat artikel.

Bovenin dit scherm ziet u het (al dan niet) definitieve ZI-nummer, de omschrijving en de status. Afhankelijk van de status zijn velden wel/niet aan te passen, zie statussen van verpakkingen.

Daaronder ziet u 8 blokken gegroepeerde velden of informatie over/van dit artikel:

1. 'Algemeen'.
2. 'Coderingen'.
3. 'Prijzen'.
4. 'Registratie'.
5. 'Verpakkingen'.
6. 'Gekoppelde documenten'.
7. 'Historie'.
8. 'Historie van verpakkingen'.

U kunt achter elk veld op klikken om uitleg over dat veld te krijgen.

Blok 'Verpakkingen'
In het blok verpakkingen ziet u de tabel met verpakkingen die u eerder heeft toegevoegd, of de tabel is nog leeg. Met deze knoppen kunt u verpakkingen toevoegen:

Dit wordt later uitgelegd bij de opvoer van verpakkingen. Klikt u op op de oranje GTIN van een bestaande verpakking of één van deze knoppen, dan verschijnt het verpakkingsdetailscherm:

Ook hier ziet u een aantal blokken met velden over de verpakking, een oranje vraagteken om uitleg over de velden te krijgen en een viertal knoppen die voor zich spreken. Klik op 'Annuleren' om dit scherm weer te sluiten.

Blok 'Gekoppelde documenten'
Bij nieuwe artikelen kunt u in dit blok informatie toevoegen die duidelijker maken om wat voor soort nieuw artikel het gaat. Hoe meer informatie hierover u opvoert, hoe voorspoediger de afhandeling door Z-Index zal gaan. Wilt u een document toevoegen, klik dan op de knop 'Document koppelen'. Een koppeling wijzigingen doet u door op het koppel-icoon achter aan de regel te klikken. Een klik op het prullenbakje verwijdert het document. Gekoppelde documenten worden niet bekend gemaakt aan afnemers van de G-Standaard maar blijven bij Z-Index.

Blokken 'Historie' en 'Historie verpakkingen'
In het blok 'Historie' worden automatisch alle aangebrachte wijzigingen opgeslagen. U kunt zien wie waneer welke wijziging heeft aangebracht. Het blok 'Historie verpakkingen' toont wanneer verpakkingen zijn opgevoerd of verwijderd. De historie van een verpakking zelf ziet u in het verpakkingendetailscherm. De historie van artikelen en verpakkingen gaat terug tot 23-12-2016. Bij oudere artikelen en verpakkingen ziet u: 23-12-2016 artikel/verpakking opgevoerd door Z-Index. Door de conversie van deze artikelen is de oorspronkelijke opvoerdatum verloren gegaan

Helemaal onderaan het artikeldetailscherm ziet u nog de knoppen 'Opslaan', 'Controleren' en 'Help'.

6.3 Het Up-/Downloadscherm ⭱

Klikt u in de oranje menubalk op het tabblad 'Up-/Download' dan verschijnt onderstaand scherm:

Dit scherm bestaat uit drie blokken.

Blok 'Contact voor Upload-rapportages'
Dit blok toont naar wie de resultaten van een upload gemaild worden.

Blok 'Upload: versturen van bestand met nieuwe/gewijzigde artikelen of verpakkingen'
Heeft u een bestand gemaakt met mutaties in uw assortiment dan kunt u dit bestand m.b.v. deze knop uploaden.

Blok 'Download: overhalen van bestand met artikelen of verpakkingen'
In dit blok ziet u twee knoppen, de ene om een csv-bestand met al uw actieve artikelen te downloaden, de andere idem voor uw verpakkingen.

6.4 Het tabblad met meldingen ⭱

Klikt u in de oranje menubalk op het tabblad 'Meldingen' dan verschijnt onderstaand scherm:

Dit scherm bestaat uit twee of drie blokken.

Blok 'Contactgegevens'
Hier ziet u uw contactgegevens zoals ze bij Z-Index bekend zijn. Zijn hierin wijzigingen nodig, klik dan op de mail-link om een e-mail hierover naar Z-Index te versturen.

Blok '20 nieuwe artikelen per G-Standaard'
Met meer dan 115.000 artikelen van ruim 700 productverantwoordelijken in de G-Standaard kan Z-Index maar een beperkte inspanning per productverwantwoordelijke leveren. In dit blok wordt dit verder toegelicht.

Blok 'Overzicht gewijzigde en/of concept-artikelen die niet zijn ingediend'
Dit blok verschijnt alleen als er nieuwe of gewijzigde artikelen zijn die nog niet zijn ingediend bij Z-Index. Als deze artikelen niet worden ingediend bij Z-Index worden ze niet opgenomen in de G-Standaard. Als u op de help-knop klikt krijgt u meer uitleg.

7. Artikelen en verpakkingen handmatig beheren ⭱

In dit hoofdstuk wordt uitlegd hoe u handmatig een nieuw artikel kunt opvoeren of een bestaand artikel wijzigen. Wilt u meerdere artikelen (bijvoorbeeld meer dan 10) tegelijk opvoeren of wijzigen, dan kunt u de up-download functionaliteit gebruiken zoals beschreven in hoofdstuk 8.

7.1 Het opvoeren van een nieuw artikel ⭱

Volg onderstaande stappen om een nieuw artikel met bijbehorende verpakkingen op te voeren.

Artikel opvoeren

• Wordt het artikeloverzicht nog niet getoond, klik dan in de oranje menubalk op ‘Artikelen’.
• Klik op de knop ‘Toevoegen’ links onderaan het scherm. Het nog lege artikeldetailscherm verschijnt.
• Klik op 'Uitleg' achter het ZI-nummer: een ZI-nummer is pas definitief toegekend nadat u hierover e-mail van Z-Index heeft ontvangen. Een nieuw ingediend artikel kan dus afgekeurd worden, houd hier rekening mee met bijvoorbeeld artwork. Klik op 'Sluiten'.
• Klik voordat u een veld invult op het oranje vraagteken achter de naam. Zo krijgt u voor elk veld uitleg.
• Vul na alle helpteksten gelezen te hebben de velden in met hun juiste waarde. Velden met een * zijn verplicht.

Eén of meer verpakkingen toevoegen Volg onderstaande stappen om uw verpakking scanbaar te maken in de praktijk.

• De tabel met verpakkingen in het blok 'Verpakkingen' is nog leeg. Dit ziet u ook aan de oranje melding. Klik op de knop 'Consumentenverpakking toevoegen'. Het venster voor het opvoeren van een verpakking verschijnt in beeld.
• Lees ook hier alle helpteksten door op het oranje vraagteken te klikken.
• Vul hierna de velden in met hun juiste waarde. Velden met een * zijn verplicht.
  
• Klik op de knop 'Opslaan en sluiten'. U komt terug in het artikeldetailscherm en de zojuist opgevoerde consumentenverpakking wordt getoond in de tabel in het blok 'Verpakkingen'. Wilt u later nog iets wijzigen aan deze verpakking, klik dan op de oranje GTIN ervan.

De volgende stappen voert u alleen uit indien de kleinste aflevereenheid in de consumentenverpakking (zoals bv een losse ampul of de aparte cellen op een afscheurbare strip) een eigen, unieke GTIN erop geprint hebben.

• Klik op de knop ‘Kleinste aflevereenheid toevoegen’.
• Vul de velden in met hun juiste waarde.
• Klik op de knop ‘Opslaan en sluiten’. De kleinste aflevereenheid is nog niet gekoppeld aan de consumentenverpakking: u ziet een gebroken kettinkje vooraan de regel. Als u met de muis op dat kettinkje gaat staan verschijnt een foutmelding.
• Klik op de oranje GTIN van de consumentenverpakking (niet op die van de kleinste aflevereenheid!). De velden van de consumentenverpakking verschijnen weer in beeld.
• Open het keuzemenu van het veld ‘Verpakking bevat’. Selecteer de regel met de GTIN van de kleinste aflevereenheid.
• Vul het veld ‘Aantal’ in.
• Klik op de knop ‘Opslaan en sluiten’. Nu ziet u in de verpakkingentabel onder de velden van het artikel dat de consumentenverpakking de kleinste aflevereenheid bevat en het aantal is ingevuld. Zie de kolommen ‘Verpakking’, ‘Verpakking bevat’ en ‘Aantal’.

De volgende stappen voert u alleen uit indien één of meerdere consumentenverpakkingen verpakt worden in een omdoos met op die omdoos een eigen, unieke GTIN.

• Klik op de knop ‘Omdoos toevoegen’.
• Vul de velden in met hun juiste waarde.
• Klik in het keuzemenu van het veld ‘Verpakking bevat’ en selecteer de regel met de GTIN van de consumentenverpakking.
• Vul het veld ‘Aantal’ in.
• Klik op de knop ‘Opslaan en sluiten’.
  

U heeft nu 1, 2 of 3 afzonderlijk scanbare verpakkingen bij uw artikel opgevoerd:

1. Een consumentenverpakking met een eigen, unieke GTIN en een directe link naar het ZI-nummer.
   
2. Een kleinste aflevereenheid met een eigen GTIN die door de consumentenverpakking met x aantal verpakt wordt.
3. Een omdoos die de consumentenverpakking x maal verpakt.

Afhankelijk van de situatie in de praktijk kunnen er meerdere verpakkingen opgevoerd worden. Zie hoofdstuk 2.2 en 2.3 voor de mogelijke scenario's.

Documenten koppelen
Een belangrijke stap is het koppelen van extra informatie. Hoe meer informatie u aan het nieuwe artikel koppelt die de producteigenschappen duidelijk maakt, hoe efficiënter de afhandeling door Z-Index kan verlopen.

• Klik in het blok 'Gekoppelde documenten' op de knop 'Documenten koppelen' (alleen zichtbaar bij artikelen met de status 'Concept' of 'Nieuw afgekeurd'). Hier kunt u aan het nieuwe artikel documenten koppelen, zoals:
• Registratiebladen.
• SmPC’s.
• Bijsluiters.
• Mockups, afbeeldingen of foto’s van de verpakking.
• Productspecificaties.
• Bij grondstoffen: analysecertificaten.
  
• Vul de omschrijving van het document in.
• Klik op de knop 'Document selecteren en koppelen'.
• Blader op uw pc naar het juiste document en klik op 'Openen'.
• Koppel indien gewenst op dezelfde manier meer documenten. De documenten en de omschrijving worden nu weergegeven in de tabel in het blok Gekoppelde documenten. U kunt 10 documenten van max. 50 Mb koppelen. Gekoppelde documenten worden niet bekend gemaakt aan afnemers van de G-Standaard maar blijven bij Z-Index.
• Z-Index kan ook documenten koppelen, u ziet deze ook terug in dezelfde tabel.

Controleren van de opvoer
Nadat u alle velden heeft ingevoerd klikt u op de knop 'Controleren':

• Zijn er fouten geconstateerd, dan wordt een melding rechts bovenin getoond en bij het desbetreffende veld verschijnt een rode foutmelding.
• Zijn er geen fouten geconstateerd, dan verschijnt een groene melding rechts bovenin.

Ook tijdens het vullen van de velden wordt uw opvoer gecontroleerd en kunnen foutmeldingen getoond worden.

Natuurlijk kunt u nog velden wijzigen. Ook verpakkingen kunt u nog aanpassen door op de oranje GTIN te klikken of verpakkingen toevoegen of verwijderen. U kunt zelfs het hele artikel met alle verpakkingen nog weggooien door in het artikeloverzicht op de regel van dat artikel te klikken (niet op de oranje naam) en op de knop 'Verwijderen' te klikken.

Bent u uiteindelijk helemaal tevreden, klik dan op de knop 'Opslaan' links onderin en daarna op 'Artikelen' in de oranje menubalk.

Als laatste moet het nieuwe artikel ingediend worden bij Z-Index:

• Zoek in het artikeloverzicht het nieuwe artikel of de nieuwe artikelen die u wilt indienen. Om dit makkelijker te maken kunt u een filter op het artikeloverzicht op de status 'Concept' aanbrengen.
  
• klik op het ZI-nummer (niet op de oranje artikelnaam). De regel staat geselecteerd met een donkergrijze achtergrond. U kunt meerdere regels selecteren.
  
• Klik op de knop ‘Indienen’. De status wordt nu ‘Nieuw ingediend’. Alle velden staan tijdelijk op slot. Z-Index voert nu controles uit, deelt het artikel op de juiste manier in in de G-Standaard en koppelt indien van toepassing informatie zoals medicatiebewaking (van het Geneesmiddel Informatiecentrum van de KNMP) of declaratie-informatie.
  
• Zijn er correcties nodig, dan zet Z-Index de status op ‘Nieuw afgekeurd’. Z-Index neemt contact met u op. Alle velden kunnen weer gewijzigd worden.
  
• Als alles akkoord is zet Z-Index de status op ‘Nieuw goedgekeurd’. U ontvangt een e-mail hierover. Indien nodig kunnen enkele velden nu weer gewijzigd worden.

Het opvoeren van het nieuwe artikel is nu klaar. Als de eerder opgegeven ‘Datum verhandelbaar’ aanbreekt gaat het artikel voor het eerst mee met de G-Standaard. De status verandert dan automatisch van ‘Nieuw Goedgekeurd’ naar ‘Gepubliceerd’.

Nieuwe artikelen moeten ingediend worden bij Z-Index, anders zullen ze niet in de G-Standaard worden opgenomen en dus ook niet kenbaar worden bij de afnemers. Vergeet deze belangrijke stap niet! U ziet een melding boven het artikeloverzicht hierover en uitleg op het tabblad ‘Meldingen’.

7.2 Het wijzigen van een bestaand artikel ⭱

Afhankelijk van de status kunt u bij een artikel:

• Alle velden wijzigen (bij status ‘Concept’ en ‘Nieuw afgekeurd’).
• Geen velden wijzigen (bij status ‘Nieuw ingediend', 'Nieuw gewijzigd ingediend' en 'Gewijzigd ingediend').
• Nog enkele velden wijzigen (bij de overige statussen).
  

Volg deze stappen om bij bestaande artikelen de nog openstaande velden te wijzigen:

• Zoek in het artikeloverzicht het te wijzigen artikel.
• Klik op de oranje omschrijving, het artikeldetailscherm verschijnt.
• Wijzig de velden waar dat nodig is.

Het wijzigen van verpakkingen
In het blok 'Verpakkingen' kunt u van bestaande verpakkingen een aantal velden wijzigen, maar ook nieuwe verpakkingen toevoegen bij een bestaand artikel:

• Stel uw introduceert een nieuwe huisstijl en verpakkingen met het nieuwe logo krijgen een aparte unieke GTIN. Voor dan een nieuwe consumentenverpakking op en geef de bestaande (met het oude logo) een einddatum.
• Ander voorbeeld: u gaat over tot het barcoderen van de kleinste aflevereenheid, er komt een barcode op de losse ampul of op de strip. Voer dan een nieuwe Kleinste aflevereenheid op en geef bij de bestaande Consumentenverpakking op hoeveel van deze Kleinste aflevereenheden hij verpakt.

Bent u klaar met het wijzigen van het artikel en eventueel van de verpakkingen bij dit artikel, ga dan door met de volgende stappen:

• Klik na het wijzigen op de knop ‘Controleren’.
  
• Verschijnen er foutmeldingen, breng dan de benodigde correcties aan.
  
• Verschijnen er geen foutmeldingen, klik dan op de knop ‘Opslaan’.
  
• Klik in de oranje menubalk op 'Artikelen', het artikel-overzicht verschijnt.
  
• Zoek het gewijzigde artikel. Om dit te vereenvoudigen kunt u een filter op het overzicht leggen op de status 'Gewijzigd' of 'Nieuw gewijzigd'.
  
• Klik op de regel van dit artikel (niet op de oranje artikelnaam). De regel staat nu geselecteerd met een donkergrijze achtergrond .

U kunt meerdere artikelen tegelijk selecteren en indienen door er op te klikken of het selectie-icoon te gebruiken. Zijn er meer gewijzigde artikelen dan in het overzicht passen, zet dan eerst het aantal te tonen regels hoger.

• Klik op de knop ‘Indienen’ onder het artikeloverzicht.
• De status van het artikel verandert in 'Nieuw gewijzigd ingediend' of 'Gewijzigd ingediend'. Alle velden staan nu op slot, Z-Index voert een aantal controles uit.
• Na verloop van tijd verandert de status van het artikel in 'Nieuw goedgekeurd' of 'Gewijzigd goedgekeurd.'
  
• Na de eerstvolgende G-Standaard productie (zie het productieschema) worden de wijzigingen kenbaar gemaakt aan de afnemers van de G-Standaard. De status verandert nu in 'Gepubliceerd'.
  

Gewijzigde artikelen moeten ingediend worden bij Z-Index, anders zullen ze niet in de G-Standaard worden opgenomen en dus ook niet kenbaar worden bij de afnemers. Vergeet deze belangrijke stap niet! U ziet een melding boven het artikeloverzicht hierover en uitleg op het tabblad ‘Meldingen’.

7.3 Een artikel of een verpakking laten vervallen/uit de handel halen ⭱

Wilt u aan de markt kenbaar maken dat een artikel en alle bijbehorende verpakkingen uit de handel gaan dan vult u bij het artikel de vervaldatum in. Deze moet minimaal 6 productiemaanden in de toekomst liggen om het uitverkopen van voorraden mogelijk te maken. Het invoerloket toont via een datumpikker of met een melding de eerstvolgende mogelijke vervaldatum. U kunt een al ingevulde vervaldatum wel verder in de toekomst zetten (de uitverkoopperiode van 6 maanden wordt verlengd) maar niet naar voren halen zodat dit korter dan 6 maanden zou worden.

De einddatum bij verpakkingen

Geeft u een artikel een vervaldatum, dan krijgen alle verpakkingen bij dit artikel getoond in het blok 'Verpakkingen' dezelfde einddatum ingevuld, tenzij ze al een einddatum hadden die eerder dan de ingevulde vervaldatum ligt. In dat geval vraagt het invoerloket om de verpakking dezelfde einddatum te geven als de nieuw ingevulde vervaldatum. U kunt dit door laten voeren of de verpakking de originele (en eerdere) einddatum laten houden.

U kunt verpakkingen bij een artikel een einddatum geven zonder dat het artikel een vervaldatum krijgt. Het voorbeeld van verschillende verpakkingen met een oud/nieuw logo is eerder gegeven. U kunt echter niet een consumentenverpakking een einddatum geven en de omdoos die die consumentenverpakking bevat actief houden. Dan zal of de omdoos ook eenzelfde einddatum moeten krijgen, of de link tussen de twee verbroken moeten worden (de omdoos verpakt niet meer de consumentenverpakking met de einddatum). Het invoerloket controleert hierop.

De stappen benodigd om een vervaldatum in te vullen staan beschreven in hoofdstuk 7.2 Het wijzigen van een bestaand artikel. Vergeet niet de wijziging in te dienen bij Z-Index!

8. Artikelen en verpakkingen beheren via de Up-/Download ⭱

M.b.v. de Up-/Download-functionaliteit kunt u wijzigingen aan meerdere artikelen en verpakkingen tegelijk doorvoeren:

• U haalt uw artikelen- of verpakkingenbestand in csv-formaat over naar uw lokale computer.
• U voert de gewenste wijzigingen door en/of voegt een of meerdere nieuwe artikelen of verpakkingen toe aan het csv-bestand. (Wijzigingen en nieuwe opvoer kan dus gecombineerd worden in één csv-bestand.)
• U stuurt het csv-bestand terug naar het invoerloket en ontvangt een e-mail met de verwerkingsuitslag.
• Na een laatste visuele controle dient u de wijzigingen in via het G-Standaard invoerloket.

Dit voorkomt handwerk en dus fouten. Indien mogelijk kunt u uw backoffice-systeem het csv-bestand met wijzigingen in het juiste formaat kunnen laten genereren. Handwerk wordt dan nog verder geminimaliseerd.

Wilt u bijvoorbeeld meer dan 10 artikelen of verpakkingen tegelijk wijzigen of opvoeren, volg dan onderstaande stappen. Bij minder wijzigingen/opvoer verdient het de voorkeur dit handmatig te doen.

8.1 Controle decimaalteken, cijfergroepering en lijstscheiding ⭱

Voer deze stap nauwkeurig uit, de instellingen zijn cruciaal voor een correcte werking van de up-/download! Controleer dit iedere keer voordat u de up/download gebruikt.

• Klik op de Windows Start-knop.
  
• Begin gelijk met typen: intl.cpl
• Druk op Enter.
• Klik op 'Meer instellingen'.
  
• Zorg dat de instellingen precies zo staan:

• Klik daarna op het tabblad 'Datum'.

• Klik met de muis in het veld 'Korte datumnotatie'. Dus niet het keuzemenu gebruiken! Typ nu: dd-MM-jjjj dus dagen en maanden met twee cijfers, - als scheidingsteken en jaartallen met vier cijfers.
• Klik twee keer op 'OK' om de schermen te sluiten.
  

8.2 Artikelen wijzigen/opvoeren via de Up-/Download ⭱

U gaat zo een csv-bestand downloaden. Open dit csv-bestand niet direct in Excel, u kunt voorloopnullen kwijtraken. Gebruik altijd de Wizard Tekst importeren van Excel zoals hierna beschreven.

Downloaden en in Excel laden van het artikelbestand

• Klik in het G-Standaard Invoerloket de oranje menubalk op 'Up-/Download'.
• Klik op de knop 'Download artikelen'. Het csv-bestand met uw artikelen wordt opgeslagen op uw computer (niet gelijk openen in Excel dus!) met in de naam van het bestand uw bedrijfsnaam, GLN-code, de datum/tijd en een A van artikelen.
• Start Excel met een nieuw, leeg werkblad.
  

• Maak uw keuze:
  
• In Excel 2016 en eerdere versies:
  
• Klik op 'Gegevens'.
• Klik op 'Externe gegevens ophalen.
• Klik op 'Van tekst'.
• In Excel 365/2019 :
  
• Klik op 'Gegevens'.
• Klik op 'Gegevens ophalen'.
• Klik op 'Oude wizards'.
• Klik op 'Uit tekst (verouderd)'.
• Zoek het zojuist gedownloade artikelbestand, klik het aan en klik op 'Importeren'.
• De 'Wizard Tekst importeren' opent.
• Gescheiden staat aangevinkt. Klik op 'Volgende'.
  

• Haal het vinkje bij 'Tab' weg.
• Zet het vinkje aan bij 'Puntkomma'.
  
• Klik op 'Volgende'.
• Klik op ‘Geavanceerd’.

• Controleer het decimaalteken en het scheidingsteken.
• Klik op 'OK'.
  
• Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom ‘HIBC fabrikant’ en klik precies op 'HIBC fabrikant'.
  
• De kolom wordt zwart. Selecteer bij Gegevenstype ‘Tekst’ om aan te geven dat dit een tekstkolom is.

• Boven de kolom ‘HIBC fabrikant’ staat nu Tekst.
• Herhaal dezelfde stappen voor:
  
• HIBC Z-Index.
  
• Artikelcodering fabrikant.
  
• RVG/RVH nummer.
  
• Europees registratienummer.
• Deze velden staan nu als 'Tekst' gemarkeerd zodat eventuele voorloopnullen niet verloren zullen gaan.
  
• Klik op ‘Voltooien’.
• Klik op ‘OK’.
  
• Het bestand met uw artikelen wordt nu geladen in Excel.

U kunt nu in Excel twee handelingen uitvoeren: bestaande artikelen wijzigen en/of nieuwe artikelen toevoegen op basis van een bestaand artikel.

Bestaande artikelen wijzigen.

• Zoek nu één voor één de te wijzigen artikelen en pas deze naar wens aan. Afhankelijk van de status van het artikel (alleen te zien in het invoerloket) kunt u:
  
• Alle velden wijzigen (bij status ‘Concept’ en ‘Nieuw afgekeurd’).
  
• Geen velden wijzigen (bij status ‘Nieuw ingediend’, ‘Nieuw gewijzigd ingediend’ en ‘Gewijzigd ingediend).
  
• Nog enkele velden wijzigen (bij de overige statussen).
  

Nieuwe artikelen toevoegen op basis van een bestaand artikel.

• Zoek het artikel dat u als voorbeeld wilt gebruiken voor het nieuwe artikel.
• Kopieer deze hele regel en voeg hem als nieuwe regel aan het bestand toe (gekopieerde cellen invoegen).
  
• Wis nu het ZI-nummer in de eerste cel van die gekopieerde regel, u krijgt immers later een nieuw ZI-nummer toegekend.
• Pas de naam van het artikel aan, wijzig eventueel de Inkoopprijs, Verkoopprijs, Artikelcodering fabrikant, het RVG/RVH-nummer of andere velden.
  
• Zet de Datum verhandelbaar op de eerstvolgende (of een latere) G-Standaard productiemaand, altijd de eerste van de maand.
  
• Kijk alle velden op de regel van het nieuwe artikel nog eens goed na.

U kunt dus in het werkblad het wijzigen van bestaande artikelen en het opvoeren van nieuwe artikelen combineren.

Als u klaar bent slaat u het werkblad met de wijzigingen en eventueel de nieuwe artikelen op:

• Klik op 'Bestand'.
• Klik op 'Opslaan als'.
• Selecteer de map waar u het bestand wilt bewaren.
  
• Geef het bestand een naam.
• Selecteer als type bij 'Opslaan als' een CSV-bestand gescheiden door lijstscheidingsteken (*.csv).

• Klik op 'Opslaan'.
• Sluit Excel (bepaal zelf of u ook nog een xlsx-versie van het bestand wilt opslaan).
  

Uploaden van het artikelbestand met gewijzigde/nieuwe artikelen.

• Klik in de oranje menubalk op 'Up-/Download'.
• Klik op 'Upload bestand'.
  
• Zoek uw csv-bestand met wijzigingen/nieuwe opvoer.
• Klik op ‘Openen’. Het bestand wordt verstuurd en direct verwerkt:
  
• Een groene melding rechts bovenin geeft aan dat de verwerking gelukt is.
  
• Een rode melding betekent dat de verwerking mislukt is.
  
• In beide gevallen ontvangt u een e-mail met de verwerkingsuitslag. Aan deze e-mail zit ter referentie het bestand dat u geupload heeft en een csv-bestand met de verwerkingsuitslag gekoppeld. Dit csv-bestand eindigt op –report.csv. Lees het verwerkingsrapport nauwkeurig door. Controleer of de wijzigingen/nieuwe opvoer die u geupload heeft ook in het rapport getoond worden.
  
• Is de verwerking mislukt, corrigeer dan de fouten die in de e-mail opgesomd worden en probeer het opnieuw. Het regelnummer in het Excelbestand waar de fout zich bevindt staat vooraan.
  

Worden er fouten gevonden in een upload-bestand, dan wordt het hele bestand afgekeurd en worden er geen wijzigingen doorgevoerd. Dus een upload-bestand moet foutloos zijn voordat de wijzigingen erin worden doorgevoerd.

Het indienen van de wijzigingen.
U vindt de gewijzigde artikelen (met de status ‘Gewijzigd’) en nieuwe artikelen (met status ‘Concept’) nu ook terug in het artikeloverzicht. Deze artikelen moeten nu ingediend worden.

• Klik in de oranje menubalk op 'Artikelen'.
• Zet een filter op de status 'Gewijzigd'. Alle door de upload gewijzigde artikelen komen in beeld.
• Zijn er meerdere pagina's om doorheen te bladeren, zet dan het aantal regels op 500. Passen dan nog niet alle gewijzigde artikelen op 1 pagina, herhaal dan deze stap voor alle pagina's.
• Klik op het selectie-icoon zodat alle getoonde artikelen geselecteerd worden, ze krijgen een donkergrijze achtergrond.
• Klik op de knop ‘Indienen’ onder het artikeloverzicht. De status verandert in 'Gewijzigd ingediend' en daarna op 'Gewijzigd goedgekeurd'. Na de eerstvolgende G-Standaard productie wordt de status van deze artikelen 'Gepubliceerd'.
  

Heeft u nieuwe artikelen via de upload toegevoegd, herhaal dan de laatste 4 stappen maar dan met een filter op de status 'Concept'.

Vergeet niet alle gewijzigde en nieuwe artikelen in te dienen! Anders worden de wijzigingen en/of nieuwe opvoer niet in de G-Standaard opgenomen. U ziet een melding boven het artikeloverzicht hierover en een overzicht op het tabblad ‘Meldingen’. En u ontvangt elke vrijdag een geautomatiseerde e-mail met alle nog niet ingediende wijzigingen of conceptartikelen.

8.3 Verpakkingen wijzigen/opvoeren via de up/download ⭱

In hoofdstuk 2 heeft u gelezen dat het noodzakelijk is om minimaal één consumentenverpakking bij een artikel op te voeren om deze in de praktijk scanbaar te maken. Het wijzigen van eerder opgevoerde verpakkingen of het opvoeren van nieuwe kan ook via de Up-/Downloadfunctionaliteit. Wilt u slechts enkele verpakkingen wijzigen of opvoeren, doe dat dan handmatig via het artikeloverzicht. Wilt u bijvoorbeeld meer dan 10 verpakkingen tegelijk wijzigen of opvoeren, doe dit dan via onderstaande stappen. U kunt verpakkingen wijzigen waarvan het bijbehorende artikel in het artikeloverzicht de status 'Concept', 'Gepubliceerd', 'Gewijzigd' of 'Verrijking afgekeurd' heeft. Probeert u een verpakking te wijzigen waarvan het artikel een andere status heeft, dan krijgt u na de upload en via e-mail een foutmelding hierover.

Aanpassen van bestaande verpakkingen.

U gaat  nu een csv-bestand downloaden. Open dit bestand niet direct in Excel! U kunt voorloop- of achterloopnullen kwijtraken. Volg daarom onderstaande stappen:

• Klik in de oranje menubalk op 'Up-/Download'.
• Klik in het blok 'Download' op de knop 'Verpakkingen'.
  
• Er wordt gevraagd om het csv-bestand met verpakkingen op te slaan. De naam van het bestand is als volgt: NAAM BEDRIJF-NAWNR-DATUM-TIJD-V.csv. De V staat voor verpakkingen, de rest van de naam spreekt voor zich.
• Sla het bestand op op uw computer en klik op 'Sluiten' als het bestand is gedownload. Dus niet direct het bestand in Excel openen! Dat moet via de Wizard Tekst importeren. Sluit het bestand weer als u het wel direct in Excel heeft geopend.
  
• Start Microsoft Excel en zorg dat een nieuwe, lege werkmap is geopend.
• Maak uw keuze:
  
• In Excel 2016 en eerdere versies:
  
• Klik op 'Gegevens'.
• Klik op 'Externe gegevens ophalen.
• Klik op 'Van tekst'.
• In Excel 365/2019 :
  
• Klik op 'Gegevens'.
• Klik op 'Gegevens ophalen'.
• Klik op 'Oude wizards'.
• Klik op 'Uit tekst (verouderd)'.
• Zoek het zojuist gedownloade artikelbestand, klik het aan en klik op 'Importeren'. De Wizzard Tekst importeren wordt gestart.
• Zorg dat 'Gescheiden' staat aangevinkt. Klik op 'Volgende'.
• Vink Tab UIT en vink Puntkomma AAN. Klik op 'Volgende'.
  
• Klik op 'Geavanceerd'.
• Controleer dat 'Decimaalteken' op punt staat en 'Scheidingsteken' voor duizendtallen op komma. Klik op 'OK'.
• Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom 'GTIN' en klik precies op 'GTIN'. De kolom wordt zwart.
• Klik op 'Tekst' om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven 'GTIN' verschijnt nu 'Tekst'.
• Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom 'Verpakking bevat' en klik precies op 'Verpakking bevat'. De kolom wordt zwart.
• Klik op 'Tekst' om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven 'Verpakking bevat' verschijnt nu 'Tekst'.
• Klik op 'Voltooien'.
  
• Zorg dat cel A1 geselecteerd staat en klik dan op 'OK'. Het bestand wordt nu geladen met indien van toepassing de voor- en achterloopnullen op de juiste plaats.
• Klik op cel A1.
  

Nu is het verpakkingenbestand op de juiste manier geladen in Excel en kunnen de gewenste wijzigingen worden doorgevoerd (mits het artikel de juiste status heeft). Is een verpakking eenmaal gepubliceerd via de G-Standaard, dan zijn de velden 'ZI-nummer', 'Gekoppeld ZI-nummer', 'Soort verpakking', 'GTIN' en 'Startdatum' niet meer te wijzigen.

• Breng de gewenste wijzigingen aan, rekening houdend met de status van het bijbehorende artikel (te zien in het invoerloket).
  

Opvoeren van nieuwe verpakkingen.
Net als bij artikelen kunt u m.b.v. de Up-/Download ook nieuwe verpakkingen opvoeren. Hierbij moet rekening gehouden worden dat een omdoos een consumentenverpakking kan bevatten en een consumentenverpakking een kleinste aflevereenheid.

Opvoeren van een nieuwe consumentenverpakking die geen kleinste aflevereenheid bevat.

• Ga naar de eerste lege regel onderaan het bestand en vul op die lege regel de kolommen als volgt in:
• Kolom A: ZI-nummer: vul het ZI-nummer in waaraan deze nieuwe consumentenverpakking gekoppeld moet worden.
• Kolom B: gekoppeld ZI-Nummer: vul een 1 in, deze consumentenverpakking heeft een directe link met het ZI-numer.
• Kolom C: Soort verpakking: vul in CV van consumentenverpakking. Andere opties worden later besproken.
• Kolom D: GTIN: vul de unieke GTIN in die ook op de verpakking is afgebeeld en in het barcodesymbool versleuteld zit.
• Kolom E: naam op verpakking is verplicht.
• Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
  
• Kolom G: Startdatum: vul een geldige, toekomstige startdatum is.
• Kolom H: De einddatum kan leeggelaten worden.
• Kolom I: Verpakking bevat laat u leeg, deze nieuwe consumentenverpakking bevat geen kleinste aflevereenheid met een eigen unieke GTIN erop.
• Kolom J: Aantal laat u leeg om dezelfde reden als bij kolom I.
  
• Kolom K, L, M: afmetingen: vul indien bekend de afmetingen in mm in.
• Herhaal dit voor het aantal nieuwe verpakkingen dat u wilt toevoegen. Zorg hierbij wel dat het juiste ZI-nummer in kolom A en een unieke GTIN in kolom C staat.
• Of kopieer een regel van een verpakking als voorbeeld en wijzig op zijn minst de GTIN in kolom C.

Opvoeren van een nieuwe consumentenverpakking die een kleinste aflevereenheid bevat.

Bij dit scenario hebben we twee nieuwe regels nodig: een voor de nieuwe consumentenverpakking en een voor de nieuwe kleinste aflevereenheid. De volgorde hierbij is van belang:

• Maak eerst een regel voor de nieuwe kleinste aflevereenheid en vul op die lege regel de kolommen als volgt in:
• Kolom A: het ZI-nummer in waaraan deze verpakking gekoppeld moet worden.
  
• Kolom B: gekoppeld ZI-Nummer een 0 in, deze kleinste aflevereenheid heeft geen directe link me het ZI-nummer.
  
• Kolom C: KA in van kleinste aflevereenheid.
  
• Kolom D: een unieke GTIN.
• Kolom E: naam op verpakking is verplicht.
• Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
  
• Kolom G: vul een geldige, toekomstige startdatum in.
• Kolom H: de einddatum kan leeggelaten worden.
• Kolom I: Verpakking bevat laat u leeg.
• Kolom J: Aantal laat u leeg.
  
• Kolom K, L, M: vul indien bekend de afmetingen in mm in.
• Maak dan een nieuwe regel aan voor de consumentenverpakking en vul op die lege regel de kolommen als volgt in:
• Kolom A: hetzelfde ZI-nummer in als bij de kleinste aflevereenheid.
• Kolom B: een 1 in, deze consumentenverpakking heeft wel een directe link met het ZI-nummer.
• Kolom C: CV in van consumentenverpakking.
• Kolom D: een unieke GTIN in.
• Kolom E: naam op verpakking is verplicht.
• Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
  
• Kolom G: vul een geldige, toekomstige startdatum is.
• Kolom H: de einddatum kan leeggelaten worden.
• Kolom I: Verpakking bevat: zet hier de GTIN van de zojuist ingevulde kleinste aflevereenheid op de regel erboven.
• Kolom J: Aantal: vul hier in hoeveel kleinste aflevereenheden er in deze cosumentenverpakking zitten.
• Kolom K, L, M: afmetingen: vul indien bekend de afmetingen in mm in.

Nu is er een link gemaakt tussen de consumentenverpakking en de kleinste aflevereenheid door de velden 'Verpakking bevat' en 'Aantal' in te vullen bij de consumentenverpakking.

Opvoeren van een nieuwe omdoos die een consumentenverpakking bevat.
Is er ook nog een omdoos die de consumentenverpakking verpakt, dan is het principe hetzelfde:

• Kolom A: hetzelfde ZI-nummer in als bij de consumentenverpakking.
• Kolom B: een 0 in, deze omdoos heeft geen directe link met het ZI-nummer.
• Kolom C: OD in van omdoos.
• Kolom D: een unieke GTIN in.
• Kolom E: naam op verpakking is verplicht.
• Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
  
• Kolom G: vul een geldige, toekomstige startdatum is.
• Kolom H: de einddatum kan leeggelaten worden.
• Kolom I: Verpakking bevat: zet hier de GTIN van de zojuist ingevulde consumentenverpakking op de regel erboven.
• Kolom J: Aantal: vul hier in hoeveel cosumentenverpakkingen er in deze omdoos zitten.
• Kolom K, L, M: afmetingen: vul indien bekend de afmetingen in mm in.

Na het wijzigen van bestaande verpakkingen en/of opvoeren van nieuwe verpakkingen moeten er nog vier stappen worden uitgevoerd:

1. Het opslaan van het verpakkingenbestand in het csv-formaat.
2. Het uploaden van dit bestand.
3. Het bekijken van de resultaten van de upload in de e-mailrapportage. Zijn er correcties nodig, breng deze dan aan in het bestand het upload het nogmaals.
4. Het indienen van de gewijzigde artikelen.

Deze laatste vier stappen staan al beschreven bij het wijzigen/opvoeren van artikelen via de Up-/Download en worden niet hier herhaald. Vergeet niet de gewijzigde artikelen in te dienen! Dit is belangrijk.

Bijlage: E-mails vanuit het G-Standaard invoerloket ⭱

Tijdens opvoer en onderhoud van artikelen en verpakkingen via het G-Standaard invoerloket worden op verschillende momenten e-mail notificaties naar u gestuurd. Sommige zijn informatief, anderen om u actie te laten ondernemen. De volgende e-mail notificaties kunnen naar u gestuurd worden:

Heeft u hulp nodig bij de werking van het G-Standaard invoerloket, neem dan contact op met Z-Index, afdeling Voorlichting en Databaheer.

Deze handleiding is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Desondanks accepteert Z-Index geen aansprakelijkheid voor eventuele onvolkomenheden.